Näin me teemme asiat – henkilöstövuokraus prosessina

Juuri oikean uuden työntekijän löytäminen ja rekrytointi yritykseen on aina haaste. Jos yritys tekee rekrytoinnin kokonaan itse, se vie aikaa ja rahaa.

Henkilövuokraus on tapa ulkoistaa tämä prosessi, jolloin siitä tulee asiakkaalle mahdollisimman yksinkertainen ja sujuva. Kun tarvitset nopeasti työvoimaa käyttöösi, Hansavestillä on koeteltu prosessi, jonka myötä asiat etenevät askel askeleelta. Kerromme sinulle yksityiskohtaisesti, miten tämä prosessi etenee.

Hansavestin työnjako

Hansavestissä on selkeä työnjako. Rekrytointitiimi on vastuussa työntekijän löytämisestä ja työn tekemiseen liittyvästä byrokratiasta.Koulutuskeskus vastaa tietojen ja taitojen testaamisesta.

Työntekijän henkilökohtainen projektipäällikkö auttaa ratkaisemaan arjen ja työn kysymyksiä ja tekee työpaikalle saapumisen ja työhön sopeutumisen mahdollisimman helpoksi. Samalla hän toimii mentorina ja uraneuvojana auttaen työntekijää löytämään juuri hänen kokemukseensa ja henkilökohtaisiin ominaisuuksiinsa sopivimman ammatin.

Lähtökohta: mitä asiakas tarvitsee

Prosessin alussa Hansavestin asiakkuuspäällikkö käy yrityksen kanssa tarkkaan läpi, millaista tekijää etsitään, millainen ihminen on tarkoitus rekrytoida. Kartoitamme asiakkaan tarpeet ja määritämme yhdessä, millaisia töitä työntekijä tulee tekemään. Listaamme yhdessä vaatimukset, osaamisalueet ja tarvittavat todistukset, esimerkiksi hitsausluokista, joita työntekijöiltä vaaditaan.

Emme hae emmekä rekrytoi työntekijöitä sinne päin vaan haluamme juuri oikeanlaiset ammattilaiset. Jos esimerkiksi halutaan osaaja teräshallin runkohitsauksessa, me tiedämme, että se on eri asia kuin painesäiliön hitsaaminen. Jos työntekijä on hitsari, oma hitsausinsinöörimme käy Pärnun koulutuskeskuksessamme läpi työntekijän WPS (Welding Procedure Specification) -paperit.

Henkilöstövuokraus on monivaiheinen prosessi. Me hallitsemme yksityiskohdat. Jos emme tiedä, kysymme ja otamme selvää. Hansavestin prosessiin kuuluu myös työntekijöiden ammatillisen osaamisen kehittäminen, joka on kaikkien osapuolten etu. Usein työntekijät myös aktiivisesti kertovat meille, miten he haluavat kehittää omaa ammattitaitoaan. Yritysasiakkaamme voivat aina halutessaan vierailla Pärnussa katsomassa paikan päällä, miten koulutamme työvoimaamme.

Katsotaanpa esimerkkiä: suomalainen yritys tarvitsee hitsarin

Kun Hansavestin asiakkuuspäällikkö on käynyt tapaamassa uutta hitsaria tarvitsevaa asiakasta ja tämän asettamat vaatimukset on käyty läpi, asiakkuuspäällikkö ottaa paikan päältä valokuvat ja kirjoittaa kuvauksen työpaikasta.

Hansavest alkaa tehdä määrittelyn pohjalta rekrytointia. Latvian toimistossa tarkastetaan oikeanlaisten työntekijöiden tilanne Hansavestin omasta henkilöstöhallinto-ohjelmasta, ja samaan aikaan laitetaan haku päälle eli rekrytointikampanjat Facebookiin ja Googleen.

Potentiaaliset työntekijät kyselevät tarjolla olevasta työpaikasta yksityiskohtia ja sopivan tuntuisia tekijöitä pyydetään lähettämään Hansavestiin omat tietonsa. CV:n perusteella selviää, millainen hitsari on kyseessä ja millaisia hitsaustöitä hän on tarkalleen tehnyt.

Hansavestin Pärnun koulutuskeskuksessa testataan oikeanlaiseksi arvioitua työntekijää. Onko hän levyseppähitsari vai konepajahitsari, miten paksua metallia hän on tottunut hitsaamaan, onko hän hitsannut esimerkiksi kattoja tai pystysuunnassa olevia tasoja? Myös hitsauskoneita on monenlaisia, ja vaikka aivan kaikkia erilaisia tapauksia ei voida käydä läpi Pärnussa, Hansavest pyrkii etukäteen selvittämään ja testaamaan käytännön töissä mahdollisimman paljon yksityiskohtia tulevien työntekijöidensä osaamisesta.

Työntekijää koulutetaan aina tarvittaessa. Jos ominaisuudet eivät riitä vaativampaan tehtävään, työntekijälle hoidetaan hänelle sopiva työpaikka. Kun työntekijä on testattu, asiakasyritykselle lähetetään kuvaus työntekijästä ja hänen kyvyistään sekä ehdotettu aloituspäivämäärä.

Koronatestaus hoidetaan säännösten mukaan. Ensimmäinen testi tehdään Latviassa, toinen Virossa, kolmas ja neljäs Suomeen saapumisen jälkeen. Myös muu työterveyshuolto järjestetään, ja veroasioita hoidetaan etukäteen netissä.

Satamassa Helsingissä työntekijää on yleensä vastassa Hansavestin asiakkuuspäällikkö. Työntekijät ovat Turussa erikseen varatuissa tiloissa karanteenissa niin kauan, että he ovat saaneet kaksi negatiivista suomalaista koronatestiä 72 tunnin sisällä. Odotusaikana ensimmäisen negatiivisen testituloksen jälkeen käydään työturvallisuus- ja tulityökurssi.

Sitten on vuorossa asunnon näyttäminen työntekijälle. Työpaikalle mennään ja ensimmäisenä päivä tutustutaan rutiineihin aina yhdessä Hansavestin edustajan ja team leaderin kanssa. Kun yrityksen edustajat ovat tavanneet uuden työntekijän, ja työturvallisuutta koskevat ja muut neuvonnat on käyty läpi, on aika ryhtyä töihin.

Hansavest tarkistaa säännöllisesti ensimmäisen työpäivän, -viikon ja -kuukauden jälkeen, että työntekijällä on kaikki kunnossa. On vain ja ainoastaan luonnollista, että ulkomailta saapuvat työntekijät tarvitsevat alussa hiukan enemmän huolenpitoa kuin suomalaiset työntekijät.

Tämä kerrotaan kaikille osapuolille avoimesti etukäteen. Turhan ujostelun karttamiseksi Hansavestin ohje työntekijöilleen on: kysy, kysy, kysy.

Hansavest löytää, valitsee, rekrytoi, testaa ja kouluttaa työntekijän niin, että hän on työpaikalle saapuessaan mahdollisimman valmis suoraan töihin.

”Vaikka Suomessa pomo ei huuda, hän on silti pomo”

Koulutuskeskuksessamme annetaan perustietoa siitä, miten suomalainen työyhteisö toimii. Kerromme työntekijöillemme, miten työpaikan hierarkia, esimiestyö, työvälineiden käyttäminen ja säilyttäminen työpaikalla, nollatoleranssi päihtyneenä työskentelemiseen, palkkaus, verotus, työehtosopimukset ja monet muut asiat toimivat Suomessa.

Eroja esimerkiksi Itä-Eurooppaan on, mutta kun ne kerrotaan selkeästi etukäteen työntekijöille, vältytään monilta turhilta väärinkäsityksiltä. Meillä on vuosien kokemus siitä, mitkä aiheet kannattaa käsitellä eri maista kotoisin olevien työntekijöiden kanssa, jotta sopeutuminen käy sujuvasti. Haemme työntekijöitä Virosta, Latviasta ja Ukrainasta. Kartallemme tulee myös uusia työnvoiman hakualueita.

Työntekijöiden kanssa käydään läpi kaikenlaisia Suomen yhteiskuntaa koskevia asioita, sillä jotkut voivat olla ensimmäistä kertaa töissä ulkomailla. Tällaisia asioita ovat muun muassa EU-kansalaisten rekisteröityminen Suomeen kolmen kuukauden oleskelun jälkeen, työntekijän oikeus terveydenhuoltoon ja kela-korttiin sekä erilaiset työntekijän oikeudet ja velvoitteet.

Henkilöstövuokraus ulkomailta on alue, johon liittyy paljon velvoitteita ja vaatimuksia, joita asiakasyrityksemme eivät kaipaa kontolleen:
yhteydenotot eri viranomaisiin, vaaditut luvat ja muut dokumentit, sairausvakuutukset, verotukselliset yksityiskohdat, työturvallisuuskortit… Me hoidamme nämä yksityiskohdat yrityksen puolesta.

”Mites se kieli?”

Määrittelemme heti kärkeen yritysasiakkaidemme kanssa, millaista kielen osaamista tarvitaan. Kyse on tyypillisesti suomen tai englannin kielen taidosta. Joissakin työtehtävissä kielen osaamisella ei ole merkitystä.

Sellaisille työntekijöille, joille kielen osaaminen on välttämätöntä, tehdään kielitestit. Asiakas pääsee halutessaan itse etukäteen soittamaan ja testaamaan tarvittavan kielen osaamisen. Hansavestin rektyroimien työntekijöiden työnjohtajilla eli team leadereilla on aina hyvä kielitaito.

Elämä ei ole pelkkää työtä, se on myös kalastusta

Hansavest haluaa, että samalla kun sen palkkaamat työntekijät hoitavat hommat asianmukaisesti ja ajallaan, he myös viihtyvät Suomessa. Elämä koostuu monista pienistä asioista, joilla kaikilla on merkityksensä.

Kun Hansavestin edustajat etsivät työntekijöille asuntoja, periaate on yksinkertainen. Jos asunto kelpaisi itselle, se on tarpeeksi hyvä muillekin. Yleensä kaksi ihmistä asuu yhdessä kerrostalokaksiossa tai -kolmiossa. Myös rivi- tai omakotitaloja on käytössä. Toimiva nettiyhteys on nykyään ehdoton perusedellytys. Sen avulla työntekijät voivat pitää yhteyttä perheeseensä halvasti ja helposti.

Emme ole unohtaneet vapaa-ajan harrastuksia. Yllättävän moni Suomeen työskentelemään saapuvista työntekijöistä pitää kalastamisesta. Hansavestin omat työntekijät osaavat opastaa kalastuslupien hankkimisessa ja kalapaikoissa. Myös kuntosalit ja uimahallit ovat tiuhaan käytössä.

Tarvittaessa Hansavest opastaa aivan missä tahansa arkisessa asiassa suomalaismallisen kahvinkeittimen käytöstä lähtien.

Hansavestissä ehkäistään jännitteitä ja haasteita etukäteen niin paljon kuin mahdollista. Vuosien kokemus auttaa tässä meitä. Pitkäaikaiset kumppanimme tietävät, että meidän kanssamme homma toimii.